Miért törik meg az egyetértés a megbeszélés után?

A cikk bemutatja, miért bomlik fel gyakran az egyetértés a megbeszélések után. Bár a meetingek során mindenki úgy érezheti, hogy közös nevezőre jutottak, a különbségek később, a megvalósítás során jelennek meg. Ennek oka nem az ellenállás, hanem az eltérő értelmezés. Ugyanazok a kifejezések – mint „sürgős”, „hamarosan” vagy akár egy „igen” – különböző jelentést hordozhatnak a résztvevők számára, különösen multikulturális környezetben. A közös nyelv ezért nem garantálja a közös megértést. A félreértések fő forrása a kimondatlan feltételezésekben rejlik. Ha nem tisztázott, ki dönt, mik a konkrét következő lépések, mit jelent a siker vagy az időkeret, mindenki saját értelmezést alakít ki. A valódi egyetértés tudatos tisztázást igényel. Nem több meetingre van szükség, hanem nagyobb egyértelműségre. Ha a szervezetek a jelentés szintjén hangolják össze a kommunikációt, elkerülhetők a csúszások, félreértések és a bizalomvesztés.

A közös nyelv nem jelent közös megértést

Sok kommunikációs zavar nem a megbeszéléseken keletkezik, inkább utána.

A beszélgetés konstruktívnak tűnik, a hangnem pozitív, és látszólag nincs konfliktus. A résztvevők úgy távoznak, hogy azt gondolják, mindenki ugyanazt érti a döntésről és a következő lépésről. Azonban napokkal vagy hetekkel később az elvárásokban kezdenek megmutatkozni a különbségek. A végrehajtás nem az elképzeltek szerint történik, a határidők csúsznak, illetve a prioritások a háttérben módosulnak.

Ez gyakran nem az ellenállás vagy a gyenge teljesítmény eredménye, inkább az eltérő értelmezés következménye.

Egy döntés, amely az egyik ember számára véglegesnek tűnik, a másik számára ideiglenes lehet. Az olyan szavak, mint „sürgős”, „hamarosan” vagy „jóváhagyott”, különböző súlyt hordozhatnak a szakmai háttértől, kulturális kontextustól és a korábbi tapasztalattól függően. Még egy egyszerű „igen” is mást jelenthet: elköteleződést, udvariasságot vagy szimplán nyugtázást.

Ezeket a különbségeket könnyű figyelmen kívül hagyni, különösen nemzetközi vagy multikulturális környezetben. Sok csapatban feltételezik, hogy a folyékony angol tudás elegendő a világos kommunikációhoz. A kutatás és a tapasztalat azonban mást mutat. A kommunikációs problémák ritkán fakadnak a szókincs hiányosságából - azokat inkább a hierarchiára, a döntési jogkörre, a felelősségre és a nézeteltérések kifejezésére elfogadott normák okozzák.

Lehet, hogy egy szervezeten belül ugyanazt a nyelvet beszélik, de eltérő a kommunikációs kultúra – ilyenkor a félreértés gyakran tűnhet megegyezésnek. Mindenki azt hiszi, egyetértenek, miközben mindenki kicsit másként értelmezi, ami elhangzott.

Az egyetértés ugyanis nem véletlenek vagy automatizmusok következménye. Azt tudatosan kell elérni.

Nem segítenek az újabb meetingek vagy a hosszabb beszédek. Egyetértés inkább úgy jöhet létre, hogy bizonyos kulcspontokon lassítunk, hogy az értelmet egyértelművé tegyük.

Amikor a döntések születnek, az egyértelműség megköveteli, hogy nevezzük meg:

·        ki dönt,

·        mi történik a következő lépésben,

·        hogyan mérjük a sikert, és

·        mit jelent az időnyomás.

Ha ezek a fontos részletek hallgatólagosak maradnak, mindenki külön-külön, és másként értelmezi azokat.

A közös nyelv nem garantálja a közös megértést. Egyetértést csak úgy érhetünk el, ha a feltételezéseket felszínre hozzuk, és az elvárásokat egyértelművé tesszük. Ennek hiányában a kommunikációs hibák rejtve maradnak mindaddig, amíg határidőbeli csúszást, frusztrációt vagy bizalomvesztést nem okoznak a szervezeten belül.

Itt kezdődik az igazi kommunikációs munka. Nem a szavak, hanem a jelentés szintjén. Amikor a szervezetek megtanulják tudatosan kialakítani a kultúrákon és szerepkörökön átívelő közös értelmezést, a kommunikáció nem a feszültség gyújtózsinórja, hanem a stabilitás és a bizalom forrása lesz.

Multinacionális környezetben és szigorúan szabályozott iparágakban az egyértelműsítés hiánya nem másodlagos problémaforrás. Közvetlen hatással van a határidőkre, a felelősség, a compliance és a hitelesség kérdésköreire.

Tapasztalataim szerint egymás meg nem értése ritkán fakad a rossz nyelvtudásból, azt sokkal inkább azok az egyértelműnek gondolt következtetések okozzák, amelyeket nem tisztázunk.

Ha egy szervezetben eltérő kulturális háttér, különböző funkciók és hierarchiai szintek működnek együtt, az egyetértést nem szabad a véletlenre bízni, a közös megértésen dolgozni kell.

Elérni, hogy a szervezet egy közös nyelvet beszéljen nem igazán nehéz. Közös értelmezést adni a szavaknak azonban csak tudatos erőfeszítések árán lehet.